Entrepreneurs : comment éviter 5000 € d’amendes ou « il était une fois le F.E.C »

A l’heure de la digitalisation de l’économie, l’administration fiscale n’est pas en reste. Depuis 2014, elle est en capacité d’utiliser un outil informatique qui scrute dans les moindres détails la comptabilité de votre entreprise. Jusqu’alors, le contrôleur fiscal venait dans l’entreprise analyser l’export informatique de votre comptabilité (le fameux « fichier des écritures comptables » ; connu sous l’acronyme de F.E.C). L’administration met en place sur 2017 des contrôles à distance (loi de finance). Concrètement, l’entreprise enverra son F.E.C et le contrôleur analysera, via sa moulinette informatique, l’intégralité de votre comptabilité.

4 bonnes raisons de parler du F.E.C aujourd’hui :

• Les contrôles étaient jusqu’alors peu nombreux (en proportion du nombre d’entreprises en France), mais vont s’intensifier grâce notamment à l’informatisation de l’administration
• Bon nombre de contrôles effectués donnent lieu à des amendes : 5000 € (et beaucoup plus dans certains cas !)
• Fournir un fichier erroné, incomplet ou même au format non adapté n’est absolument pas le monopole du fraudeur. Il résulte en fait des méconnaissances de l’entrepreneur des attentes de l’administration fiscale sur ce sujet.
• Heureusement, il existe des solutions. Le but de cet article consiste donc à vous faire nos recommandations afin d’éviter les pièges en fonction de différents cas de figure :

Cas de figure n°1 : la comptabilité de votre entreprise est réalisée intégralement au sein de votre entreprise

Le logiciel sur lequel vous réalisez votre comptabilité doit être compatible aux normes FEC. Cela signifie déjà que si vous ne bénéficiez pas de mises à jour légales dans un contrat annuel avec votre éditeur, vous n’êtes certainement pas compatible FEC. Soit vous ne sortirez pas de fichier FEC du tout, soit le fichier ne sera pas aux normes actuelles.
Allo Expert Comptable saura vous guider téléphoniquement afin de vous assurer que votre logiciel est compatible FEC. Dans le cas contraire, nous saurons également vous conseiller sur le choix d’un logiciel non seulement compatible FEC mais également adapté à votre entreprise.

Cas de figure n°2 : la comptabilité de votre entreprise est réalisée par votre expert-comptable

Et c’est là souvent que naît un raccourci de pensée dans l’esprit de l’entrepreneur : « Mon expert fait ma comptabilité sur son propre outil => Son outil est donc forcément à jour du FEC => Donc je n’aurai aucun soucis en cas de contrôle ». Si ce raccourci de pensée est vrai dans certains cas, il s’avère totalement FAUX dans beaucoup d’autres.
En effet, le FEC exige non seulement l’émission du fichier en provenance de la comptabilité mais également de pouvoir contrôler l’ensemble des flux financiers en remontant à la source des informations. Et c’est là, que souvent le bât blesse.

Cas concret

Prenons le cas concret d’un artisan. Si l’artisan tient sa facturation sous Word ou Excel, il ne sera pas à même de prouver via ses outils la cohérence (chronologique entre autres) de ces informations avec celles enregistrées en comptabilité dans l’outil de l’expert-comptable. La moindre incohérence sera détectée par l’administration comme par exemple, une date d’avoir en comptabilité différente entre les 2 outils . Cela peut entraîner un rejet du fichier par l’administration et conduire à une amende. Pour autant l’entrepreneur croyait bien faire ! Cela signifie que l’artisan dans ce cas doit absolument s’équiper d’un logiciel de facturation répondant aux exigences de traçabilité dans le cadre du FEC. Dans ce cas, un export du logiciel de facturation de l’entrepreneur vers la comptabilité de l’expert-comptable garantira la cohérence des données entre les 2 outils.
Le commerçant rencontrera le même problème de traçabilité s’il ne possède pas un outil de caisse informatisée à jour prouvant l’enregistrement des mouvements quotidiens.
D’une façon générale, n’hésitez pas à nous contacter dans le cadre de notre service pour vous assurer du respect des normes de votre outil informatique (caisse, facturation, …) ou pour être guidé dans votre choix d’équipement. En effet, il existe énormément d’outils de facturation compatibles FEC. En revanche, certains seront adaptés à votre taille d’entreprise / activité, et d’autres absolument pas. Vous guider dans ces choix constitue assurément une de nos expertises.

Conclusion

En résumé, chaque entrepreneur doit se soucier sans délais du FEC, en se faisant conseiller pour s’assurer de mettre en place les bons outils et les bons process. En effet, les bons outils ne suffisent pas, il faut bien sûr bien les utiliser ; et ce dans les respects des règles de gestion.

L’équipe Allo Expert Comptable se tient à votre entière disposition sur ce sujet.